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¿Como elegir una herramienta del appexchange?

Si necesitas cubrir una necesidad en tu organización, ya sea para los usuarios, administradores o clientes, Apexchange es sin duda una de los primeros sitios donde tienes que mirar. No solo te dará ideas, si no que también te mostrará dentro de sus más de 3000 aplicaciones como avanza el mundo Salesforce y podrás saber qué soluciones usan otras compañías.

En este post daré una guía para seleccionar una de las muchas herramientas en base a unos puntos básicos, todo con el fin de dar solución a tu necesidad cubierta por varias aplicaciones.

¿Cual es mi situación actual?

Antes de ponerse a buscar y a comparar soluciones es muy importante saber cual es mi problema y que quiero solucionar. Hay que definir bien el alcance y el problema por los siguientes motivos que debemos tener siempre presentes:

  • Es difícil encontrar una herramienta que cubra mi necesidad al 100% y mas si no tenemos claro el problema.
  • Las herramientas suelen disponer de módulos o paquetes con diferente funcionalidad y costes, mi recomendación es buscar la herramienta acorde a mis necesidades y que me permitan instalar solo lo que necesito.
  • Las herramientas suelen evolucionar por medio de actualizaciones, y es importante alinearse con el futuro de estas, punto que es imposible si no conocemos el nuestro presente.
  • Presupuesto del que disponemos: Existen herramientas gratuitas, pero que por norma general cubren necesidades simples. Dependiendo de nuestra problemática es muy probable que la elección que tomemos implique en costes de licenciamiento por usuario, uso o instalación.

Antes de empezar a buscar debemos dar respuesta a los puntos anteriores, para lo que recomiendo la realización de:

  • Casos de uso, que queremos que haga nuestra aplicación. Es la mejor forma de entender por vosotros, y por el proveedor de la herramienta, que se quiere y en que parte de vuestro CRM entra la aplicación a resolver vuestra necesidad.
  • Product Backlog a alto-medio nivel. No es recomendable redactar los requerimientos al detalle, si no listar los necesarios para poder agruparlos y determinar que bloques funcionales necesitamos.
  • Definir el coste máximo que estamos dispuestos a asumir. Para hacerse una idea podemos estimar o conocer:
    • Numero de usuarios que utilizarán la herramienta (no tienen por qué ser todos los perfiles de la organización)
    • Numero de usos de la herramienta (Ejemplo: número de documentos a firmar digitalmente, número de ofertas o ventas, número de despliegues, etc. Todo depende de lo que queramos hacer con la herramienta).
    • Con estos datos, el tipo de licenciamiento y buscando el precio de una o varias aplicaciones podremos hacernos una idea del coste que supone.
  • Puntos clave: aspectos de la herramienta a valorar que no tengan relación con la cobertura funcional que ofrezca o el coste (Ejemplos: se puede consumir por otros sistemas de la compañía vía API, tiene fácil instalación y configuración, los desarrollos pueden realizarse por una persona con conocimientos de Salesforce, es un paquete manejado o no manejado, etc).
  • Requisitos de seguridad o de arquitectura técnica de tu compañía: Pregunta en tu empresa si las herramientas necesitan cubrir ciertos requerimientos. Normalmente si existen estos requerimientos técnicos y la herramienta es un paquete que se instala en Salesforce, esto no será necesario puesto que no añade otro sistema a la compañía. Pero ten cuidado, algunas soluciones del apexchange son sistemas externos a Salesforce que se integran con tu organización y es posible que necesites validar la seguridad o arquitectura de tu compañía.

Los puntos anteriores son una recomendación y cada elección puede tener estos u otros, lo importante es tener clara tu necesidad y situación actual antes de elegir una aplicación para poder descartar o centrarte en las herramientas correctas.

Buscar, buscar y buscar

Esta es una de las tareas más tediosas del proceso de elección. En una búsqueda el número de resultados suele ser elevado y leer o mirar todas las aplicaciones que encontramos es una tarea ardua y pesada, ten paciencia y se constante. Dejarte una herramienta en el tintero y darte cuenta que es mejor elección, que la que habías decidido y ya esta instalada, o que hace exactamente lo mismo a mitad de precio, son cosas que no gustan a nadie.

No obstante, tampoco desesperes, realiza una búsqueda lo suficientemente amplia y es difícil que esto ocurra. Te recomiendo hagas las búsqueda de la siguiente manera.

  • Realiza búsquedas por palabras clave: Para ello puedes servirte de los bloques, apartados o familias de requerimientos que hayas generado en el Product Backlog, busca por sinónimos y sobre todo encuentra el tecnicismo correcto para lo que quieres realizar identificando tecnologías, acrónimos y enriqueciéndote del vocabulario general de tu necesidad o problema.
  • Busca en:
    • ¡Apexchange como no!
    • Google con la palabra Salesforce.
  • Además busca sobre proyectos o casos de éxito.
  • Realiza búsquedas en ingles. Cierto que esto es un blog en español pero, digamos la verdad, hay mucho más contenido en la legua de Shakespeare que en la de Cervantes.
  • Pregunta a colegas, compañeros o en tu departamento de compras.

Según vayas encontrando herramientas, lee sobre ellas en el apexchange, en su página web y si hay alguna que te interesa no dudes en ponerte en contacto con ellos. Todas las empresas tienen en su página web una sección, "Contacta con nosotros",  que genera Leads en su CRM (seguramente Salesforce XD) y en poco tiempo se pondrán en contacto contigo. Tendrás la oportunidad de resolver dudas, solicitar demostraciones o incluso puede que recibas alguna versión de prueba.

En el caso de que la herramienta sea gratuita, no dudes en instalarla en una Sandbox para ir cacharreando con ella.

Quédate con las mejores

El tiempo es un recurso muy valioso, y más el tuyo. Como no puedes comparar todas la aplicaciones que has encontrado y te aseguro que todas se publicitarán como la solución definitiva a tus problemas, entre las decenas de aplicaciones (o incluso más) que encuentres elije un número reducido de ellas para compararlas entre si. Mi recomendación es elegir entre 3 y 5, menos pierdes visión de las diferentes soluciones y más es un esfuerzo innecesario, pero esto depende de las herramientas y de cada uno.

Para realizar este primer filtrado es muy bueno apoyarse en los puntos clave que definimos con anterioridad. Es más fácil determinar quien cumple con ellos o quien se acerca más a lo que estás buscando en cada uno de ellos, que comprobar la funcionalidad de las muchas aplicaciones a elegir.

Recopila información de los finalistas

Para recopilar información lo importante es tener comunicación con los proveedores de estas herramientas o tener acceso a buena documentación. También puedes guiarte por versiones de prueba, o en el caso que sean gratuitas probarlas tu mismo, pero este último punto hay que llevarlo con cuidado, es posible que descartes una aplicación muy buena porque probablemente no conozcas todas las capacidades de la herramienta, como configurar o estés orientando mal su uso.

Para recopilar información puedes realizar los siguientes pasos:

  1. Preparar las dudas que tengas en base a todos los pasos anteriores.
  2. Solicitar una demostración en donde te muestren los casos de uso que has definido, tomar apuntes y preguntar todas tus dudas.
  3. Recopilar y juntar todas las respuestas y nuevas dudas que nos surjan.
  4. Realizar una última reunión con el proveedor donde defiendan su aplicación. Es conveniente que previo a la reunión les envíes todas las preguntas que hayas recopilado y donde quieres que pongan foco.

Estos pasos son una recomendación, siempre puedes poner o quitar los que estimes necesarios, lo que es importante es que sigas el proceso con todos los proveedores a la vez, controla los tiempos de tal forma que siempre se encuentre todos en el mismo paso. De esta forma, puedes retroalimentar los siguientes pasos con la información obtenida de todos ellos (Ejmplo: preguntar a todos los proveedores una duda salida de una demostración en particular).

Compara

¿Como comparo un coche con un camión? ¿O con una moto? Todos me llevan de un punto a otro, pero lo hacen de forma distinta. Te encontraras en esta situación casi con seguridad, por lo que para realizar una correcta comparación debes valorar las cosas que a ti te interesan, y con los pasos anteriores estamos en disposición para hacerlo.

Antes de empezar este paso, recomiendo que busques como se encuentran posicionadas tus herramientas en un gráfico de Gartner:

Si alguna de las herramientas que has seleccionado tiene una buena posición vas bien encaminado pero prepara presupuesto, si no aparece en el gráfico, no pasa nada, seguramente cubra tu necesidad y no será una aplicación cara. La aplicaciones que aparezcan en el gráfico te permitirán realizar una comparativa con las más populares independientemente de si están en el contorno de Salesforce o no.

Ahora viene lo divertido, es el momento de puntuar a cada aplicación y como una nota siempre tiene que estar argumentada, vamos a apoyarnos en la información que hemos recopilado hasta el momento para hacerlo. Para ello puedes:

  • Puntuar como cubre cada uno de los requerimientos del Product Backlog. Da o no pesos a las secciones que te interesen, pondera y ya tienes el primer resultado.
  • Da una nota a cada uno de los puntos clave. Define para cada uno de ellos que es un 10, un 5, un 0, o los rangos que estimes. De nuevo, da o no pesos a las puntos que te interesen, pondera y ya tienes el segundo resultado.
  • Valora la parte económica. Del más barato al más caro, en función de como se ajusta a mi presupuesto, métodos de pago, tipo de contrato, forma de licenciamiento, etc. Por última vez, da o no pesos a las puntos que te interesen, pondera y ya tienes el último resultado resultado.

Con todas las notas obtenidas puedes valorar a cada herramienta y determinar en que destaca cada una. Con ello puedes tomar una decisión.

Explica el resultado

Una elección tiene que estar argumentada, incluso el CEO de una compañía explica las decisiones a los accionistas, por lo que mi recomendación es que documentes todo el proceso que has realizado para usarlo como explicación de la decisión tomada.

Al final, lo primero que hará todo el mundo será fijarse en las notas obtenidas de cada aplicación, pero al segundo después preguntarán: ¿Por que?, espero que con todo este proceso no solo puedas dar respuesta a esa pregunta, si no que instales y utilices una solución que tiempo después todo el mundo comente: "No se como podíamos vivir sin ... ( Y aquí es donde entras tu para decir sin que)".

 

 

 

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